Informativa Privacy Dipendenti - Portale La Baia

INFORMATIVA PRIVACY DIPENDENTI — PORTALE LA BAIA ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) Versione: 2026-08-20-v1 Stato documento: bozza operativa da validare dal Titolare/consulente privacy prima della pubblicazione definitiva. 1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO Il Titolare del trattamento è La Baia / Ristorante La Baia. I dati societari completi devono essere verificati e completati dall’azienda se non già presenti nella documentazione interna. Per richieste privacy il dipendente può rivolgersi alla direzione o al referente aziendale indicato dal Titolare. 2. FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEI TRATTAMENTI NECESSARI I dati personali sono trattati per finalità connesse alla gestione del rapporto di lavoro o collaborazione, all’organizzazione del personale, al funzionamento del Portale Dipendente, alla gestione di turni, timbrature, presenze, Monte Ore, comunicazioni aziendali, sicurezza applicativa, audit degli accessi e adempimenti previsti da legge, contratto o obblighi amministrativi. La base giuridica può consistere, secondo i casi, nell’esecuzione del rapporto di lavoro/collaborazione, nell’adempimento di obblighi legali, nel legittimo interesse organizzativo e di sicurezza del Titolare, o nel consenso quando richiesto per trattamenti separati e non necessari. 3. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI Nel sistema possono essere trattati, ove presenti e necessari: - nome e cognome; - data di nascita; - dati anagrafici e identificativi; - documento d’identità e relativo numero; - IBAN e dati bancari necessari alla gestione amministrativa; - settore/reparto o gruppi di lavoro; - stato del profilo, attivazione, abilitazione al Portale e abilitazione alla timbratura; - dati relativi al rapporto di lavoro presenti nel sistema, quali data inizio contratto, data fine contratto e periodo di prova; - turni assegnati, orari programmati, giorni lavorativi, giorno libero e pianificazione del personale; - timbrature di entrata e uscita, orario effettivo, orario arrotondato, turno associato, copertura dei turni, pause previste, storico presenze, ritardi, Monte Ore e rettifiche Admin; - assenze, malattie o altre informazioni organizzative gestite dal sistema; - comunicazioni aziendali, bacheca, conferme di lettura e interazioni strettamente collegate alle funzioni interne; - dati tecnici relativi agli accessi e alla sicurezza. Non vengono descritti trattamenti ulteriori non collegati alle funzioni effettivamente presenti nel Portale. 4. DATI TECNICI, ACCESSI E INDIRIZZO IP Durante l’accesso al Portale e alle aree protette il sistema può registrare, quando tecnicamente disponibile: - data e ora dell’accesso; - esito dell’accesso; - indirizzo IP pubblico del dispositivo; - tipo di dispositivo; - browser; - sistema operativo; - user agent; - identificativi di sessione non esposti direttamente; - eventuale identificativo Trusted Device per accessi Admin, quando applicabile. Questi dati sono utilizzati per sicurezza, prevenzione di accessi non autorizzati, audit, protezione dell’applicazione, diagnosi di problemi tecnici, ricostruzione degli accessi e tutela dei sistemi aziendali. L’indirizzo IP viene registrato solo quando tecnicamente disponibile dai sistemi server. 5. ACCESSI AL PORTALE Lo Storico accessi registra gli accessi Admin e gli accessi dei dipendenti al proprio Portale privato, includendo data/ora, esito, dispositivo/browser e IP quando disponibile. Le normali timbrature Totem non sono trattate come “accessi al portale privato” nello Storico accessi, salvo eventi tecnici di sicurezza separati. 6. TIMBRATURE, PRESENZE E MONTE ORE I dati di entrata, uscita, data, ora effettiva, eventuale orario arrotondato, turno collegato, turni coperti, pause previste, Monte Ore, ritardi e rettifiche Admin sono trattati per la gestione organizzativa e amministrativa delle presenze e dell’orario di lavoro. Il sistema può distinguere dati inseriti automaticamente da dati rettificati dall’Admin. 7. TURNI E PIANIFICAZIONE Il Portale tratta informazioni relative a turni, orari, settori, giorni lavorativi, giorno libero e programmazione del personale per organizzazione del lavoro, pianificazione e coordinamento operativo. 8. DATI CONTRATTUALI Se presenti nella scheda dipendente, il sistema gestisce data inizio contratto, data fine contratto, giorni di prova e altre informazioni organizzative strettamente collegate al rapporto di lavoro. 9. COMUNICAZIONI E BACHECA Il Portale può essere usato per comunicazioni aziendali, annunci, informazioni operative e presa visione di comunicazioni. Quando una comunicazione richiede conferma di lettura, il sistema può registrare l’avvenuta presa visione. 10. SICUREZZA DEI DATI Sono adottate misure organizzative e tecniche coerenti con il funzionamento del Portale, tra cui controllo degli accessi, autorizzazioni differenziate, protezione delle aree Admin, logging di sicurezza, separazione dei ruoli, protezione delle credenziali e minimizzazione dell’accesso ai dati. Non viene promessa sicurezza assoluta. 11. SOGGETTI CHE POSSONO ACCEDERE AI DATI I dati possono essere trattati, nei limiti delle rispettive funzioni, da personale aziendale autorizzato, amministratori del Portale, soggetti tecnici o fornitori incaricati quando necessario, eventuali responsabili del trattamento e soggetti previsti da obblighi di legge. I dipendenti non hanno accesso generalizzato ai dati degli altri dipendenti. 12. CONSERVAZIONE I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità sopra indicate e agli obblighi legali, amministrativi, contabili, fiscali e di tutela dei diritti. Le durate definitive di conservazione per dati del rapporto di lavoro, timbrature, audit login, consensi e materiali promozionali devono essere definite e validate dal Titolare con il proprio consulente privacy/legale. 13. DIRITTI DEL DIPENDENTE Il dipendente può esercitare, nei limiti previsti dalla normativa applicabile, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione quando applicabile, limitazione, opposizione quando applicabile, portabilità quando applicabile, revoca del consenso per i trattamenti basati sul consenso e reclamo all’Autorità competente. Tali diritti possono incontrare limiti quando il trattamento è necessario per obblighi di legge o per la gestione del rapporto. 14. FOTOGRAFIE, VIDEO, VOCE E IMMAGINE DEL DIPENDENTE L’utilizzo di fotografie, video, voce o immagine del dipendente per finalità di comunicazione, pubblicità o promozione del ristorante è separato dai trattamenti necessari. Può riguardare fotografie del personale, video, Reel, Stories, post social, sito internet, materiale pubblicitario, campagne promozionali, materiale informativo o contenuti multimediali legati al ristorante su canali aziendali quali Instagram, Facebook, TikTok, sito web, Google Business Profile, materiale digitale, materiale cartaceo o altre piattaforme ufficiali aziendali effettivamente utilizzate. Questo trattamento richiede una scelta separata, specifica e non preselezionata. Il dipendente può acconsentire o non acconsentire. Il mancato consenso non impedisce la timbratura, l’accesso al Portale, lo svolgimento del rapporto di lavoro o l’utilizzo delle normali funzioni dipendente. Il consenso può essere revocato successivamente dal Portale Dipendente; la revoca vale per utilizzi futuri secondo le regole applicabili e viene registrata senza cancellare lo storico della scelta precedente. 15. PRESA VISIONE E VERSIONAMENTO La presa visione dell’informativa viene registrata con dipendente, versione, timestamp, canale di acquisizione (Portale Dipendente o Totem), snapshot del testo mostrato e dati tecnici non sensibili quando disponibili. Se l’informativa cambia materialmente, viene pubblicata una nuova versione e può essere richiesta una nuova presa visione. Lo storico delle versioni precedenti non viene cancellato.